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 Kiwanis International  

  Distretto Italia-San Marino

      Anno Sociale 2009/10 Governatore Valeria Gringeri                                   ... il loro futuro ha bisogno di noi

Sede Distretto Italia San Marino   Via Tirone 11, 00146 Roma     Tel. +39 06 45213397  Fax +39 06 45213301  kiwanisitalia@kiwanis.it 

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MANUALI PER OFFICERS
 

  LA RESPONSABILITA' DEL LUOGOTENENTE GOVERNATORE

 

Il Luogotenente Governatore viene eletto dai Delegati dei Club della sua Divisione e viene confermato nella Convention del Distretto.

Egli è

- Il ‘Manager’ della sua Divisione.

- Il Rappresentante del Governatore nella sua Divisione.

- Un componente del Consiglio Direttivo del Distretto.

- Il promotore degli obiettivi del Kiwanis.

 

Il manager della propria Divisione

Come manager della propria Divisione il Luogotenente Governatore ha tre ruoli:

-          Mantiene stretti contatti con tutti i club della Divisione e specialmente con i Presidenti ed i Segretari

-          Riceve un rapporto mensile da tutti i Club della sua Divisione

-          Informa periodicamente il Governatore ed il Segretario di Distretto sulle attività del Club e della sua Divisione

 

Pianificazione e programmi

Per essere un effettivo leader il Lgt. Governatore deve avere una chiara visione delle responsabilità e delle aspettative connesse con il suo ruolo poiché egli è il referente, per il Kiwanis International, del Distretto e dei Club all’interno della Divisione.

Una volta che il Lgt. Governatore ha acquisito tali prospettive e responsabilità egli dovrà stabilire, in una chiara visione del suo anno sociale, tutte le mete che la Divisione dovrà raggiungere.

In una riunione preliminare del Consiglio di Divisione da tenersi nel mese di Agosto o in Settembre dovrebbe essere presentato uno schema di tutte le attività da compiere ( mete, tempi e metodi per produrre i risultati).

Il Lgt. Governatore deve avere una buona conoscenza delle norme e di regolamenti del Distretto, nonché di quelli del Kiwanis International del KIEF. Egli è responsabile dei training dei Presidenti e degli Ufficiali dei Club. Per tale compito può avvalersi della collaborazione di un trainer divisionale abilitato.

 

Gruppo guida della Divisione

Il Lgt. Governatore deve nominare come suoi diretti collaboratori:

-          UN SEGRETARIO DELLA DIVISIONE, avente il compito di aiutarlo nelle questioni amministrative e organizzative

-          UN TESORIERE DELLA DIVISIONE con il compito di amministrare le quote associative della Divisione

-          Una persona con il compito di curare l’espansione all’interno ed all’esterno: UN KIAR, Egli possibilmente può formare un piccolo gruppo che comprenda: un kiwaniano della Divisione che assista il Luogotenente Governatore nella formazione degli Officer del Club.

 

Comunicazione con i club

Il Lgt. Governatore deve visitare i Club della sua Divisione almeno due volte l’anno.

Nella seconda riunione di Divisione deve curare l’elezione del suo successore, che deve essere persona competente e motivata.

Egli deve garantire l’elezione degli Officer del Club.

ULTERIORI COMUNICAZIONI

-          Egli deve altresì illustrare i suoi obiettivi nelle riunioni divisionali

-          Egli deve informare puntualmente i nuovi Club delle attività da svolgere

-          Egli deve essere presente a tutte le riunioni del Consiglio Direttivo del Distretto e trasmettere ai Club della Divisione i deliberati del Distretto.

 

Uno dei membri del Consiglio Direttivo

Il Lgt Governatore è componente del Consiglio Direttivo del Distretto con diritto di voto.

Deve informare il Governatore sulla situazione dei Club della Divisione inviando:

-          un rapporto dopo ciascuna visita ai Club

-          un rapporto dopo ogni riunione della Divisione

-          un rapporto trimestrale sulle attività della Divisione

-          un riassunto della situazione della Divisione a fine anno.

 

Riunioni di Divisione

Durante il suo incarico il Lgt. Gov. deve organizzare almeno due riunioni di divisione (è consigliabile una riunione preliminare tra il Luogotenente Eletto e gli entranti Officer del Club).

La prima entro i primi sei mesi dall’inizio del suo incarico.

La seconda, almeno 15 giorni prima della Convention di Distretto nel corso della quale deve essere effettuata la conferma del Lgt.Gov. Eletto e l’elezione del Lgt.Gov. Eletto per l’anno successivo.

La convocazione, scritta, (inviata minimo 30 giorni prima) deve indicare la data ed il luogo della riunione e l’ordine del giorno.

Gli invitati sono:

-          il Presidente, il Segretario ed il Tesoriere di ogni Club

-          l’Immediato Past Lgt. Governatore

-          il Lgt. Governatore Eletto

-          i Past Lgt. Governatori

-          il Segretario ed il Tesoriere della Divisione

-          i Chairmen dei Comitati della Divisione

-          i membri dei Club (con l’approvazione del Lgt. Gov.)

 

Suggerimenti per l’ordine del Giorno delle riunioni di Divisione tenute durante l’anno

1.   Appello dei Club

2.   Brevi rapporti del Kiar e degli incaricati di Divisione.

3.   Rapporto sull’andamento degli scopi del Distretto e della Divisione.

4.   Aggiornamenti del calendario della Divisione, Distretto, KIEF e KI.

5.   Promuovere partecipazione ai programmati progetti ed avvenimenti di divisione, di distretto e internazionali.

6.   Promuovere progetti ed avvenimenti di programmi sponsorizzati.

7.   Esame dei rapporti mensili.

8.  Rapporto di ogni club sulle maggiori realizzazioni, sui prossimi avvenimenti, sui problemi in corso.

9.   Discussione sullo sviluppo associativo.

Rapporto da ogni club sui progressi ottenuti nell’aumento di nuovi soci sul Rapporto mensile.

 

Il promotore dell’etica kiwaniana

Egli deve assicurarsi che tutti i Club rispettino le Norme ed i Regolamenti del Kiwanis International, Federazione Europea e del Distretto. 

   

 

Training per gli officer di club subentranti

 

Scopo

Addestrare gli Officer subentranti affinché compiano con successo i propri compiti.

 

Training

È l’impegno del Luogotenente Governatore.

Il training è basato sui Manuali per Presidenti, Segretari e Tesorieri.

 

Chi deve partecipare?

Devono partecipare i Presidenti, i Segretari ed i Tesorieri subentranti.

 

Quando?

Prima della fine di Giugno. La riunione di training ed ogni altra richiesta istruzione individuale deve essere completata prima del 1 ottobre.

 

Preparazione e riunione di training

Invitare, con almeno trenta giorni di anticipo, indicando luogo, data e ordine del giorno:

-          i Presidenti Eletti con i suoi Segretari e Tesorieri

-          il Segretario ed il Tesoriere della Divisione

-          il Past Luogotenente Governatore

-          il Luogotenente Governatore in carica

 

Pianificazione

Fissare al data, l’ora e il luogo.

Pianificare la riunione almeno tre o quattro settimane prima del training.

Decidere gli argomenti da trattare in ordine di successione.

Determinare gli specifici obiettivi per ogni argomento (cosa guadagneranno i partecipanti).

Analizzare eventuali alternative per la presentazione di ogni argomento determinando il migliore approccio per ciascun argomento (conferenza, audiovisivi, ruoli svolti, possibilità di esercitazioni di gruppo o individuali. Variare il tipo di approccio aiuta a mantenere vivo l’interesse).

 

Riunione di training

Suggerimenti per l’ordine del giorno per la riunione di training divisionale

1.   Apertura dei lavori e benvenuto da parte del Luogotenente governatore designato.

2.   Presentazione dei trainer e distribuzione dell’ordine del giorno.

3.   Presentazione da parte dei partecipanti:

 a. Club, dimensioni del Club, principali sfide che ogni club può affrontare per raggiungere gli obiettivi nell’anno che viene;

b.   Elencare i nomi dei club e le sfide sui fogli di una lavagna per stimolare la discussione. Problemi comuni possono essere trattati dall’intero gruppo alle riunioni di divisione del corso dell’anno.

4.   Distribuzione e discussione degli obiettivi del distretto e della divisione ed  eventuali aspettative.

5.   Discussione degli avvenimenti in calendario nell’anno amministrativo che riguardano la divisione, il distretto e le attività internazionali.

6.   Come condurre una effettiva riunione di club.

7.   Revisione dei rapporti richiesti, dei pagamenti e delle date di scadenza di ciascuno.

8.   Revisione della politica e delle procedure:

a.   Regolamento del club, ed in particolare la sezione sugli Officer del club, comitati permanenti ed assemblea annuale.

b.   Procedura 319 ‘Club in good standing’.

9.   KIAR per la formazione di nuovi club nella divisone ed il mantenimento dei club esistenti.

10.       Organizzazioni sponsorizzate.

11.       Progetti: del Kiwanis International del Distretto, delle Divisioni.

 

 Sviluppo e formazione di un nuovo club

 

1. Sviluppo e formazione nuovo Club

Il Lgt. Governatore è responsabile dello sviluppo del Kiwanis nell’ambito della Divisione durante l’anno.

Occorre osservare quanto segue:

 

2. Nomina del KIAR

(Kiwanis International Accredita Representative)

Un Kiwaniano proposto al Distretto dal Lgt. Governatore e nominato dal Governatore per un periodo di un anno (rinnovabile due volte, a ricoprire un periodo di +/- 3 anni consecutivi) affinché assista il Lgt. Governatore nella formazione di nuovi club, fino a quando essi ricevono il Certificato di Organizzazione. 

Responsabilità

-          Scegliere insieme al Lgt. Governatore il luogo dove formare nuovi club.

-          Assistere il Lgt. Governatore per nominare e motivare il comitato sponsor del nuovo club.

-          Assistere il comitato sponsor nel suo ruolo.

-          Reclutare personalmente nuovi membri in modo da rendere possibile al club di raggiungere rapidamente il numero di membri richiesto per l’organizzazione.

-          Possibilmente collaborare con i Presidenti e con i membri responsabili dello sviluppo dei club muniti di charter con meno di 20 membri in modo da riportarli al numero che avevano al momento della charter.

-          Pertanto questi kiwaniani devono essere:

-          volenterosi e motivati a creare nuovi club

-          sufficientemente disponibili a curare almeno 1 o 2 club

-          kiwaniani esperti

 

3. Rapporti al Luogotenente Governatore

Il Lgt. Governatore deve essere informato circa la pianificazione di un nuovo club per essere in grado, se necessario, di coordinare e non disperdere gli sforzi e informare il Distretto ed i membri incaricati del Comitato Sviluppo.

Per la formazione di un nuovo club è necessario che il Lgt. Governatore, il Comitato Sviluppo del distretto ed i club sponsor lavorino strettamente insieme.

 

4. Assistenza da parte del Lgt. Governatore

Il Lgt. Governatore deve informare i club sponsor delle loro responsabilità

-          regolare presenza alle riunioni del nuovo club

-          assistenza amministrativa

-          organizzazione del club

-          rapporto al Distretto, al KIEF e al KI

-          ottenimento dei documenti: consegna del Certificato di Organizzazione.

 

5. Processo di formazione di un nuovo club

Occorrono due fasi per la formazione di un nuovo club:

 

I. Certificato di organizzazione: 20 membri

Questo è il passo più importante nell’organizzazione di un club. Con il certificato di organizzazione approvato dal Kiwanis International il club diviene membro del Kiwanis International.

 

-          Il Certificato di Organizzazione è consegnato dal Lgt. Governatore.

-          Ai Soci viene dato un distintivo di socio.

-          Diritto di voto all’Assemblea Generale del Distretto, del KIEF e del KI.

-          Pagamento delle quote a tutti i livelli (Distretto, KIEF, KI).

 

II. Emissione della Charter

Subito dopo l’ottenimento del Certificato di Organizzazione il Kiwanis International emette la Charter. La Charter viene inviata dal KI al Governatore che la consegnerà personalmente al Club. Questa sarà il segno di riconoscimento del Club presso la comunità locale.

 

IL LUOGOTENENTE GOVERNATORE ED I CLUB

 

1 Visite al Club

Il Lgt. Governatore prepara con cura le sue visite consultando prima il fascicolo del Club.

Egli organizza un incontro con gli Officer del Club da tenersi prima della riunione del club al fine di:

-          Controllare il buon funzionamento del Comitato Direttivo del Club.

-          Discutere e risolvere (o provare a risolvere) i problemi: Appartenenza - Presenza alle riunioni - invio del Bollettino del Club.

-          Verificare se la contabilità della gestione ordinaria e quella del service sono tenute separatamente.

-          Essere informato sul service della comunità del club, del Distretto della Divisione del KI.

-          Controllare i pagamenti delle quote dovute alla Divisione, al Distretto, al KIEF e al KI.

-          Verificare l’invio del Rapporto Mensile e del Modulo per Nuovo Socio, il Rapporto sulle Elezioni e le correzioni all’Elenco Soci.

 

2. Con l’assistenza del Segretario del Distretto

Il Lgt. Governatore crea un fascicolo per ogni club. Egli controlla che il Bollettino del Club e i Rapporti Mensili vengano inviati con regolarità.

Egli deve verificare le attività e l’evoluzione di ogni club. Il suo fascicolo renderà possibile la valutazione del club sui principali punti: presenza alle riunioni - appartenenza - conferenze - visite agli  altri club - visite dagli altri club - sponsorizzazioni - azioni sociali.

Alla fine del suo mandato. Egli deve trasferire la parte essenziale dei suoi fascicoli al suo successore, come pure i fascicoli ricevuti dal suo predecessore e la sua corrispondenza ufficiale. Tutto questo costituisce l’archivio della divisione.

È fortemente raccomandato che il Lgt. Governatore non interferisca in nessun modo nell’accesso-soci nei club organizzati o muniti di charter della sua divisione.

 

3. Soluzione dei problemi

Il Lgt. Governatore deve studiare entrambi gli aspetti di un conflitto, senza prendervi parte cercando di risolvere in modo diplomatico. Se lo ritiene necessario può nominare un Comitato Consultivo per assisterlo.

 

4. Il Lgt. Governatore nel suo club

Nel suo Club egli è un socio come un altro. In una visita ufficiale nel proprio club egli farà del suo meglio per dare informazioni sul Kiwanis, sul Distretto e sulla Divisione.

 

5. Quote e rapporti

Quote

Al Kiwanis International una volta l’anno, in base al numero dei soci del Club al 30 settembre di ogni anno.

Al Kiwanis International European Federation una volta l’anno, in base al numero dei soci del club al 30 settembre di ogni anno. Quote al Distretto: quote distrettuali una volta l’anno.

 

Rapporti

Per ciascun nuovo socio deve essere inviato il Modulo di Nuovo Socio copia al Segretario del Distretto e una copia di esso va mandata al Lgt. Governatore.

Il Rapporto sulle Elezioni degli Officer del Club (Annualmente) deve essere inviato al più tardi entro il 1° giugno al Segretario del Distretto e copia al Lgt. Governatore.

 

 

Insediamento degli officer del club

 

Insediamento

Come Lgt. Governatore ti può essere chiesto da molti club di insediare i nuovi Officer.

Le date, l’ora e il luogo dell’insediamento dovrebbero essere sollecitati durante la tua riunione di training per gli Officer dei Club.

Se ti viene chiesto di insediare i nuovi Officer, richiedi le seguenti addizionali informazioni almeno una settimana prima della cerimonia:

 

Schema di base per la cerimonia di insediamento

1. Indicazione nominativa dei Consiglieri e Officer uscenti

Prima di insediare i nuovi Officer e Consiglieri, coloro che sono stati in carica nell’anno decorso devono essere indicati nominativamente. Quando io dico il vostro nome per favore alzatevi in piedi e rimanete così fino a quando tutti i vostri nomi saranno stati chiamati.

(Citate i nomi e le cariche ricoperte. Ringraziateli poi collettivamente e chiedete loro di fare un passo avanti).

2. Indicazione nominativa dell’Immediato Past Presidente.

(Pronunciate il nome e chiedetegli di venire avanti)

Il Kiwanis ha stabilito che l’Immediato Past Presidente faccia parte ancora per un anno del Consiglio Direttivo. Questa è veramente una saggia decisione. La tua esperienza come dirigente del club sarà di grandissimo aiuto non soltatno al tuo successore ma anche al nuovo Consiglio Direttivo.

È con piacere che ti dò il distintivo di past Presidente quale riconoscimento del tuo buon lavoro svolto durante il decorso anno sociale.

Ti dò anche l’incarico di responsabilità e cioè quello di consigliare saggiamente il presidente entrante e di fare del tuo meglio come componente del Consiglio Direttivo.

3. Nuovi Consiglieri

Quando dico il vostro nome, per favore venite avanti.

Il Consiglio Direttivo è composto da voi, consiglieri eletti, e dagli Officer.

La maggior parte del lavoro è diretta dal Consiglio Direttivo, pertanto vi state assumendo una grande responsabilità nel vostro club. Voi dovrete determinare le politiche e le attività del club, approvare il budget ed il pagamento delle fatture, consigliare i comitati, approvare e disciplinare i soci, e dirigere il club. Mi congratulo con voi e so che garantite che questo sarà l’anno migliore che il club abbia mai avuto.

4. Segretario del Club

(Chiedere al nuovo segretario di venire avanti)

Nel Kiwanis, il segretario del club è forse il ‘non decantato eroe’. Tu devi curare i dettagli del club e delle riunioni del Consiglio Direttivo, i rapporti, la raccolta delle quote, l’archivio, la corrispondenza e le altre cose necessarie per un funzionamento scorrevole del club. Il tuo attivo interesse e coinvolgimento in tutte le questioni del club saranno vitali per il suo successo nell’anno che inizia.

È con piacere che ti insedio quale segretario del club.

5. Tesoriere del Club

(chiedere al Tesoriere di venire avanti)

Quale tesoriere, sei stato eletto ad una carica che richiede non soltanto assoluta integrità ma anche abilità finanziaria. Il tuo compito è quello di depositare i fondi del club ed erogarli secondo le disposizioni del Consiglio Direttivo.

Dovrai fare un rapporto sulle finanze del club ad ogni riunione del Consiglio ed in qualsiasi altro momento in cui il Presidente o il Consiglio te lo richiedano.

Ti insedio formalmente quale Tesoriere di questo club, sapendo che sarai fedele alla fiducia che ti viene data.

6. Il Vice Presidente

(Chiedere al Vice Presidente di venire avanti)

Come prossimo candidato verso la Presidenza devi essere pronto a compiere i compiti di quella carica in assenza del presidente. Ti chiedo di prestare attenzione a quanto viene detto al tuo nuovo presidente come se fossero rivolto anche a te.

Ti insedio formalmente quale vice presidente di questo club.

(Se il club ha più di un vice presidente modificare il testo conformemente)

7. Il Presidente

(Chiedere al Presidente di venire avanti)

Sei stato eletto alla più alta carica che ti possa essere concessa dal tuo club. È un incarico di grande onore ma anche di grande responsabilità. Il successo del tuo club in questo nuovo anno dipende dalla tua capacità di guida del club e delle riunioni del Consiglio Direttivo ed anche nei suggerimenti e ispirazioni che saprai dare ai tuoi comitati.

Ti è stato fornito il materiale illustrativo del training per aiutarti a dirigere questo club come Ufficiale Capo. Sarà tuo compito dare i suggerimenti sull’intero programma del Club. I tuoi amici Officer, i Consiglieri ed i Presidenti dei Comitati contribuiranno con le loro eccellenti idee. Non assumerti le responsabilità dei tuoi Officer e dei Presidenti dei Comitati. Invitali a fare del loro meglio. Infine ti sollecito ad assumere come tuo obiettivo  il compito di migliorare il tuo club, facendo in modo che il suo operare sia più significativo per i soci e più valido nei suoi service per la comunità.

Ti insedio formalmente Ufficiale Capo di questo Club e sinceramente spero che il tuo anno sociale possa andare oltre le tue aspettative.

 

Conclusione

Mi congratulo con il Club per gli eccellenti Officer insediati ed auguro a loro ed al Club tutto l’anno di maggior successo. Vi assicuro la completa collaborazione ed assistenza della Divisione, del Distretto e degli Officer e dei Presidenti dei Comitati Internazionali.

 

   *****


MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB

LE RESPONSABILITA’ DEL PRESIDENTE DI CLUB

 

1. Come Presidente del tuo club sei un manager

Il presidente del Club- così come tutti gli altri componenti il Consiglio direttivo - è eletto dalla Assemblea Generale dei Soci e, quale "Manager” del suo club, dovrà constantemente distinguere quali problemi affrontare personalmente e quali invece delegare al restante management anche a costo di minore tempestività e necessità di controllo.

Il Presidente deve formulare progetti, intraprendere azioni e stimolare i soci a raggiungere con successo mete chiare e possibili. Pertanto dovrà studiare e mettere a punto una sua formula per la guida del Consiglio direttivo che dovrà essere una solida squadra alla quale poter delegare i vari compiti da svolgere e che nel contempo potrà essere consultata per prendere quelle decisioni che possano essere condivise da tutti i soci.

 

2. Persona di comunicazione

a. All’interno:

- Il Presidente del Club deve assicurare una dinamica atmosfera nel proprio Club attraverso un reciproco scambio di informazioni. Debbono essere particolarmente curati i rapporti sociali e le azioni da svolgere insieme fra individui che talvolta hanno opinioni differenti ma che stanno insieme nel Club per il raggiungimento di comuni obiettivi in un clima di amicizia e di entusiasmo che è, in effetti, il primo motivo per esistere come “Club Service”

b. All'esterno:

- Il Presidente deve far conoscere e rispettare il proprio Club nella comunità locale.

- Ciò facendo egli potrà essere certo che tutti i soci comprendano e si convincano che si sta facendo ‘tutto quanto è necessario fare’.

 

3. Persona di marketing

- Deve pertanto essere una persona di “marketing” e cioè essere costantemente informato di ciò che esiste intorno al suo Club nella società civile in modo tale che le azioni intraprese dal Kiwanis possano essere recepite. Egli deve scegliere quegli interventi e quelle azioni che trovino sicuramente la massima presa.

Il Presidente deve assicurarsi che la gente abbia una esatta immagine del Kizanis

- Egli deve quindi dedicarsi al Kiwanis essendo sempre disponibile

- E essere pronto ad istruire i soci sulle finalità del Kiwanis.

 

4. La tua esperienza

La carica di Presidente del Club comporta di dover dedicare parte del proprio tempo all’adempimento dei propri compiti e ciò va fatto con gioia.

Nello svolgimento delle proprie azioni bisogna essere in grado di tenere a mente gli obiettivi del kiwanis, le nozioni del “service” agendo con il desiderio di fare del mondo un luogo migliore ove vivere. Per questo potrà contare sull’amicizia e la solidarietà di tutti i Kiwaniani.

Alla fine dell’anno sociale il Presidente, se ha ben agito, potrà ottenere

- il riconoscimento da parte di tutti i soci del Club di aver saputo portare ‘la fiaccola’ del Kiwanis.

- nel modo migliore e godere di un personale arricchimento delle proprie esperienze per tutti i contatti intrapresi e per tutti gli sforzi fatti per portare avanti i ‘service’ del Kiwanis. Avendo ben operato come Presidente per tutto l’anno, dal suo ben agire avranno tratto beneficio anche la Divisione e il Distretto perchè sarà in grado, con le sue qualità, di ben inserire il Club da lui diretto nel contesto delle attività sociali del Kiwanis.

E’ importante che un incarico di dirigenza come quello di Presidente di un club non venga ricoperto assegnandolo casualmente, in quanto tali funzioni comportano delle precise responsabilità per cui è necessario che la carica sia responsabilmente conferita alla persona più idonea: il Kiwanis può funzionare soltanto se tutti i Soci si assumono la propria parte di responsabilità e la scelta di un Presidente è appunto una di queste.

Il Presidente deve essere una persona che abbia esperienza di vita kiwaniana... ed essere in grado, non solo di conoscere la storia del Kiwanis, ma il funzionamento della nostra organizzazione a tutti i livelli per garantire continuità al funzionamento del Club.

A tal fine è necessario che il suo predecessore ed il suo successore siano da lui coinvolti in tale processo che egli stesso è chiamato a svolgere in tre anni consecutivi di presenza nel Comitato Direttivo.

1. il primo per apprendere come Presidente Eletto

2. il secondo per agire come Presidente

3. il terzo per consigliare quale Immediato Past Presidente.

  

LA TUA SQUADRA

 

Come Presidente sei responsabile del tuo Club:

1. Il Segretario

-          E’ il legame fra i Soci, la struttura del Kiwanis e gli altri colleghi

-          Fornisce informazioni, notizie, date di avvenimenti particolari sia ai Soci del Club che all’esterno

-          E’ necessario per il buon funzionamento del tuo Club come pure per il KI.

-          Fa i verbali delle riunioni del Club, del Comitato Direttivo e degli altri incontri

-          Comunica agli Officer, secondo la competenza, ai comitati o ai soci tutta la corrispondenza ricevuta dal Kiwanis International o dal Distretto

-          Molto coscienziosamente scelto da te. Assicurati che egli svolga tutti i suoi compiti regolarmente e cioè

-          che gli inviti vengano spediti in tempo

-          che il bollettino del Club sia stampato e spedito con regolarità

-          che vengano comunicati al distretto i nominativi dei nuovi soci ed i cambiamenti di indirizzo

-          che mensilmente venga compilato ed inviato al Luogotenente Governatore ed al Segretario del Distretto il rapporto mensile

-          che i risultati delle elezioni degli ufficiali siano forniti al Distretto

 

2. Il Tesoriere

-          E’ il contabile del Club. Senza fondi il Kiwanis non può operare

-          Il Club deve avere una gestione dei conti impeccabile.

-          Il Tesoriere deve controllare che i pagamenti delle quote sociali e delle altre entrate siano registrate e trasferite sui giusti conti. E’ anche importante che il presidente del Club approvi per ogni sepsa da compiere

-          Egli deve versare regolarmente nei tempi dovuti le quote al K.I., al Distretto e alla Divisione. Tu sei il solo responsabile delle finanze del Club come struttura associativa e occorre che tu valuti se è consigliabile conferite al Tesoriere una delega sul conto bancario.

 

3. Il Vice Presidente

Che deve assistere il presidente in tutti i suoi compiti ed essere in grado, in caso di sua assenza, di sostituirlo.

 

4. Il Presidente Eletto

Che dovrà essere il prossimo ‘Leader’ del Club

-          In grado di costruire una squadra per l’anno successivo

-          Egli è la persona chiave per il futuro buon funzionamento del Club

-          Egli deve partecipare a tutte le riunioni del Comitato Direttivo

-          Per acquisire l’esperienza necessaria allo svolgimento dei suoi doveri ed adempiere a tutti quegli incarichi che possono essergli assegnati dal Presidente o dal Comitato in funzione della sua carica

-          Lavorando accanto al Presidente egli acquisirà una esatta visuale dei suoi doveri per il Prossimo anno

-          Egli dovrà partecipare ai training della Divisione e alle riunioni del Consiglio di Divisione quale invitato e alle Convention Distrettuali e Internazionali al fine di essere pronto ad assumere il ruolo di Leadership

-          Egli dovrà essere confermato nella sua carica durante la seconda Assemblea annuale e di tale conferma dovrà essere data comunicazione al Luogotenente Governatore ed al Distretto nelle forme appropriate.

 

5. L’Immediato Past Presidente

Che non è stato scelto dal Presidente ma che ricopriva questo ruolo prima di lui

-          Con il quale è necessario stabilire una continuità di azione affinché egli rimanga attivo nella vita del Club.

-          Occorre assicurarsi che egli continui a collaborare ai progetti che sono stati iniziati e abbia un punto di contatto con il Presidente Eletto per portare innanzi i nuovi progetti che verranno posti in essere.

-          Durante ogni anno Kiwanis, il Presidente nomina dei Presidenti di Comitato, seguendo le azioni definite dal Club. Ogni Presidente di Comitato sceglie un gruppo di Soci a relaziona regolarmente, nel corso di una riunione ordinaria, il Presidente, il Comitato Direttivo e il Club sulle attività e sui risultati conseguiti dal suo gruppo di lavoro.

È consigliabile insediare tali Comitati all’inizio dell’anno Kiwanis, in ottobre, per dare loro la possibilità di realizzare i loro progetti al più presto, tenendo presente il periodo di vacanza in luglio e in agosto.

 

6. I Consiglieri (Trustee)

che rappresentano nel Comitato Direttivo del Club le ulteriori persone su cui contare per svolgere i programmi stabiliti ed alle quali è possibile delegare specifiche funzioni mantenendo però un adeguato controllo sullo svolgimento dei compiti loro assegnati.

 

7. Tu e il tuo Club

Per essere in grado di motivare il tuo Club, è necessario che tu:

-          Frequenti le due riunioni di formazione che la tua Divisione organizza per gli Officer Eletti dei Club;

-          Informi, guidi e abbia un controllo sugli Officer designati nello stesso modo in cui un Direttore aziendale guiderebbe il suo staff;

-          Svolga un controllo continuo per evitare il crearsi di problemi nelle riunioni del tuo Club;

-          Tratti questi problemi durante la riunione del Comitato Direttivo;

-          Tratti specifiche questioni durante un incontro ordinario (per esempio le quote);

-          Tratti solo le questioni specifiche durante un’Assemblea Straordinaria (come per esempio il cambiamento dei regolamenti o del posto di riunione);

-          Mantenga stretti contatti con il proprio Luogotenente Governatore;

-          Fornisca tempestivamente al Distretto i nominativi dei Soci per l’inserimento nell’annuario.

 

Per mantenere un buon rapporto con gli altri Club della tua divisione, designa alcuni Soci del tuo Club rendendoli responsabili di avere contatti regolari con uno specifico Club della tua Divisione. Dal Loro rapporto, avrai una visione panoramica di quanto avviene negli altri Club.

 

8. Non dimenticare

Il Presidente non deve mai dimenticare:

-          di indossare il collare durante le riunioni del Club;

-          che lo stendardo del Club sia esposto durante ogni riunione e sia ben visibile affiancato dalla bandiera nazionale e da quella europea e, facoltativamente, da quella del Kiwanis e da quella americana;

-          di rispettare la cerimonia tradizionale di apertura e chiusura dei lavori suonando la campana, introducendo gli ospiti, suonando gli inni nazionale ed europeo e, facoltativamente, quello americano e seguendo le altre norme del protocollo quali la lettura delle sei finalità kiwaniane specie se in presenza di ospiti

-          di controllare che tutti i Soci indossino il distintivo del Kiwanis.

 

FAI DEL TUO CLUB UN  CLUB VIVIBILE

 

Strumenti per guidarti durante il tuo anno di presidente.

 

1. Riunione di Club

 

Una Riunione è ben condotta:

-          quando l’orario stabilito è rispettato (devi essere il primo presente);

-          quando il protocollo è rispettato (campana, gagliardetto, introduzione degli ospiti.....);

-          quando il Presidente guida la sua riunione con dignità e precisione;

-          quando è ben organizzata dal Presidente;

-          quando c’è una varietà di argomenti da discutere e/o da decidere;

-          quando è vivacizzata da eventi privati (compleanno,.....);

-          quando gli ospiti, gli oratori e i visitatori sono ben accolti;

-          quando finisce all’orario stabilito;

-          quando riflette l’amicizia e la tolleranza per le quali il Kiwanis esiste.

 

ORDINE DEL GIORNO delle riunioni del Comitato Direttivo e del Club

-          lettura e approvazione del verbale della seduta precedente;

-          rapporto finanziario;

-          rapporto mensile del Club;

-          rapporto dei Comitati;

-          programma relativo ad avvenimenti sociali e culturali;

 

2. Finanza

 

é importante controllare la corretta separazione tra i fondi che vanno sui differenti conti (amministrazione ordinaria e Service).

Chiedi al tuo Tesoriere di darti regolarmente informazioni: la situazione dei libri contabili, il conto della banca e l’uso dei fondi

 

3. Pagamenti dovuti

 

Al Kiwanis International (una volta l’anno), sulla base della consistenza numerica del Club al 30 settembre di ogni anno.

Al Kiwanis International Federazione Europea (una volta l’anno), sulla base della consistenza numerica del Club al 30 settembre di ogni anno.

Al Distretto: quote distrettuali (una volta l’anno).

 

 

4. Reclutamento soci

 

Esponi al Comitato Sviluppo l’obiettivo di crescita permanente, tenendo in mente il fattore chiave del buon funzionamento di un Club e la ricerca di persone di qualità.

 

TU DEVI:

-          assicurare la crescita di Soci nel tuo Club;

-          addestrare i Soci che entrano;

-          dare il benvenuto ufficialmente ai nuovi Soci nel corso di una semplice cerimonia;

-          assicurarti che ogni nuovo Socio sia responsabile per un compito specifico;

-          fare del tuo meglio affinché i Soci specialmente i nuovi siano orgogliosi di essere kiwaniani;

-          insistere su una presenza regolare alle riunioni del Club.

 

 

5. Progetti di Service

 

Perchè un progetto di service abbia successo, è necessario:

-          fare un elenco delle necessità

-          definire i mezzi e le possibilità per soddisfarle

-          stabilire un budget

-          misurare i risultati

-          far conoscere l’effetto.

 

6. Comitati

 

Dovresti organizzare alcuni comitati di lavoro. Ad ogni Presidente di COmitato occorre dare uno specifico progetto sotto la tua supervisione. Il Presidente ti farà un rapporto sull’attività del suo comitato nel corso delle riunioni del Comitato Direttivo.

 

I Comitati possono essere:

-          per la vita del Club: Comitato Sviluppo Soci e Addestramento;

-          per le azioni sociali: Comitato sociale;

-          per la finanza: Comitato Finanza e Tesoro;

-          per le relazioni pubbliche;

-          per il Kiwajunior;

-          per l'espansione;

Può anche essere designato un Comitato per uno specifico avvenimento anche se trattasi di avvenimento unico.

 

7. Il tuo successore

 

Il tuo successore è eletto fra i Soci più motivati e disponibili del tuo Club. Egli/ella dovrebbe essere eletto/a al più presto possibile affinché possa essere associato/a alle attività che tu organizzi in modo da assicurare la continuità nella direzione del tuo Club. Il Presidente Eletto dovrebbe essere eletto come minimo con un anno di anticipo.

 

 

AMICIZIA - RELAZIONI PUBBLICHE

 

1. Costruzione di un nuovo Club e Club sponsorizzati

 

Dobbiamo pensare a costruire nuovi Club Kiwanis. Nelle tue vicinanze dovrebbe esserci un gruppo di persone in grado di costruire un nuovo Club. Puoi sempre consultare il fascicolo per la costruzione dei Club che è a tua disposizione presso il Luogotenente Governatore che ti assisterà in questa operazione.

 

2. Processo per la costruzione di nuovi Club

 

Occorrono due fasi per costruire un nuovo Club:

 

a. Certificato di Organizzazione: 20 Soci

Questo è il passo più importante nella costruzione di un Club quando diventa un Membro della famiglia Kiwanis. Esso ha ora una struttura, può svolgere azioni sociali, i suoi Soci indossano un distintivo K e i suoi Officer un collare.

Il Club ha sei mesi per raggiungere questo stadio. Il suo Certificato di Organizzazione viene consegnato dal Lgt. Governatore, in presenza del Club padrino ed amici, nel corso di una cerimonia ufficiale.

b. Emissione della Charter:

Non appena il Kiwanis International ha il Certificato di Organizzazione, viene emessa la Charter. La Charter viene quindi inviata dal KI al Governatore il quale personalmente la consegna al Club.

 

3. Amicizia fra i soci

È necessario organizzare serate con la partecipazione di coniugi, picnic, gite, viaggi, avvenimenti sportivi, riunioni inter-club....

Assicurati che ci sia tolleranza verso la persona alla quale hai affidato un compito specifico o verso la persona che ti succederà. La regola della tolleranza contribuirà a mantenere una piacevole atmosfera nel club.

 

Devi formare un Comitato Arbitrale nel caso sorgano dei conflitti (p.es. Il Comitato dei Past Presidenti). Tale Comitato dovrebbe essere eletto per un periodo da 2 a 3 anni.

 

 

4. Relazioni pubbliche

Assicurati che ogni socio sia orgoglioso di indossare il distintivo K, tu devi promuovere l’immagine del Kiwanis, metti una targa con il nome nel luogo di riunione del club.

  

 

TU E LA DIVISIONE,  TU E IL DISTRETTO

 

1. Tu e la Divisione

 

La Divisione e condotta dal Luogotenente Governatore, che è un Past Presidente. Il Lgt. Governatore è un membro del Consiglio Direttivo e rappresenta il Governatore nella sua Divisione.

Devi dare il benvenuto al tuo Lgt. Governatore e trattarlo come ospite del tuo club.

Egli controllerà la tua amministrazione, i tuoi conti ed avrà la supervisione sull’andamento delle vostre iniziative sociali. Durante le sue visite, non dovrebbero esserci né visitatori né oratori.

Due volte l’anno il Lgt. Governatore deve riunire gli Officer dei Club della sua Divisione (Presidente, Segretario, Tesoriere, Eletti e Past). Devi partecipare a questa riunione. Se il tuo Club è scelto come club ospitante per quella riunione, devi essere d’accordo (è un onore essere scelti) e tu sarai l’ospite. È importante che queste riunioni abbiano successo e che gli Officer degli altri club siano accolti con calore. Tu sarai il collegamento tra il club ed il Lgt. Governatore e lo informerai dei piccoli problemi che dovessero verificarsi.

 

2. Tu e il Distretto

 

Il Segretario deve inviare il Bollettino del Club al Lgt. Governatore ed al Governatore, un rapporto mensile al Segretario del Distretto ed al Lgt. Governatore non più tardi di 8 giorni.

 

Il Tesoriere deve pagare le quote:

-          al Kiwanis International: una volta l’anno, sulla base della consistenza numerica del club al 30 settembre di ogni anno.

-          al Kiwanis International European Federation: una volta l’anno, sulla base della consistenza numerica del club al 30 settembre di ogni anno

-          al Distretto: quote del distretto una volta l’anno

-          alla Divisione: un contributo fisso, come stabilito durante la riunione di divisione per coprire le spese del Comitato di Divisione (Lgt. Governatore, Segretario,....)

 

Il club deve essere rappresentato alla Convention di Distretto da tre delegati votanti.

Il Club deve essere ‘in good standing’ con il pagamento delle quote al KIEF ed al Distretto per mettere in condizione i suoi delegati di votare all’Assemblea Generale e per sottoporre una proposta di emendamento al Regolamento. Il Club può presentare la candidatura per la carica di Lgt. Governatore o Governatore.

 

 

INSEDIAMENTO DEGLI OFFICER DEL CLUB

 

Schema di base per la cerimonia di insediamento

 

1. Indicazione nominativa dei Consiglieri e Officer uscenti

Prima di insediare i nuovi Officer e Consiglieri, coloro che sono stati in carica nell’anno decorso devono essere indicati nominativamente. Quando io dico il vostro nome per favore alzatevi in piedi e rimanete così  fino a quando tutti i vostri nomi saranno stati chiamati.

(Citate i nomi e le cariche ricoperte. Ringraziateli poi collettivamente e chiedete loro di fare un passo avanti).

 

2. Indicazione nominativa dell’Immediato Past Presidente

(Pronunciate il nome e chiedetegli di venire avanti)

Il Kiwanis ha stabilito che l’Immediato Past Presidente faccia parte ancora per un anno del Consiglio Direttivo. Questa è veramente una saggia decisione. La tua esperienza come dirigente del club sarà di grandissimo aiuto non soltanto al tuo successore ma anche al nuovo Consiglio Direttivo.

È con piacere che ti do il distintivo di past Presidente quale riconoscimento del tuo buon lavoro svolto durante il decorso anno sociale.

Ti do anche l’incarico di responsabilità e cioè quello di consigliare saggiamente il presidente entrante e di fare del tuo meglio come componente del Consiglio Direttivo.

 

3. Nuovi Consiglieri

Quando dico il vostro nome, per favore venite avanti.

Il Consiglio Direttivo è composto da voi, consiglieri eletti, e dagli Officer.

La maggior parte del lavoro è diretta dal Consiglio Direttivo, pertanto vi state assumendo una grande responsabilità nel vostro club. Voi dovrete determinare le politiche e le attività del club, approvare il budget ed il pagamento delle fatture, consigliare i comitati, approvare e disciplinare e soci, e dirigere il club. Mi congratulo con voi e so che garantite che questo sarà l’anno migliore che il club abbia mai avuto.

 

4. Segretario del Club

(Chiedere al nuovo segretario di venire avanti)

Nel Kiwanis, il segretario del club è forse il ‘non decantato eroe’. Tu devi curare i dettagli del club e delle riunioni del Consiglio Direttivo, i rapporti, la raccolta delle quote, l’archivio, la corrispondenza e le altre cose necessarie per un funzionamento scorrevole del club. Il tuo attivo interesse e coinvolgimento in tutte le questioni del club saranno vitali per il suo successo nell’anno che inizia.

È con piacere che ti insedio quale segretario del club.

 

5. Tesoriere del Club

(Chiedere al Tesoriere di venire avanti)

Quale tesoriere, sei stato eletto ad una carica che richiede non soltanto assoluta integrità ma anche abilità finanziaria. Il tuo compito è quello di depositare i fondi  del club ed erogarli secondo le disposizioni del Consiglio Direttivo. Dovrai fare un rapporto sulle finanze del club ad ogni riunione del Consiglio ed in qualsiasi altro momento in cui il Presidente o il Consiglio te lo richiedano.

Ti insedio formalmente quale Tesoriere di questo club, sapendo che sarai fedele alla fiducia che ti viene data.

 

6. Il Vice Presidente

(Chiedere al Vice Presidente di venire avanti)

Come prossimo candidato verso la Presidenza devi essere pronto a compiere i compiti di quella carica in assenza del presidente. Ti chiedo di prestare attenzione a quanto viene detto al tuo nuovo presidente come se fossero rivolto anche a te.

Ti insedio formalmente quale vice presidente di questo club.

 

(Se il club ha più di un vice presidente modificare il testo conformemente)

 

7. Il Presidente

(Chiedere al Presidente di venire avanti)

Sei stato eletto alla più alta carica che ti possa essere concessa dal tuo club. È un incarico di grande onore ma anche di grande responsabilità. Il successo del tuo club in questo nuovo anno dipende dalla tua capacità di guida del club e delle riunioni del Consiglio Direttivo ed anche nei suggerimenti e ispirazioni che saprai dare ai tuoi comitati.

Ti è stato fornito il materiale illustrativo del training per aiutarti a dirigere questo club come Ufficiale Capo. Sarà tuo compito dare i suggerimenti sull’intero programma del Club. I Tuoi amici Officer, i Consiglieri ed i Presidenti dei Comitati contribuiranno con le loro eccellenti idee. Non assumerti le responsabilità dei tuoi Officer e dei Presidenti  dei Comitati.

Invitali a fare del loro meglio. Infine ti sollecito ad assumere come tuo obiettivo il compito di migliorare il tuo club, facendo in modo che il suo operare sia più significativo per i soci e più valido nei suoi service per la comunità.

Ti insedio formalmente ufficiale Capo di questo Club e sinceramente spero che il tuo anno sociale possa andare oltre le tue aspettative.

 

Conclusione

Mi congratulo con il Club per gli eccellenti Officer insediati ed auguro a loro ed al Club tutto l’anno di maggior successo. Vi assicuro la completa collaborazione ed assistenza della Divisione, del Distretto e degli Officer e dei Presidenti dei Comitati Internazionali.

 
*****

MANUALE DEL SEGRETARIO DI CLUB

LA RESPONSABILITA' DEL SEGRETARIO DI CLUB

 

La tua responsabilità è determinante. Tu sei colui il quale , attraverso i documenti scritti, mantiene vivo lo spirito del Club e lo fa brillare all’esterno.

Un Segretario di Club non competente può comportare conseguenze disastrose al proprio futuro in seno al Club , nonostante la buona volontà del Presidente del Club. Questo è perchè anche se a volte non è compensato, il tuo compito è fondamentale. Esso richiede molto rigore e comporta molti contatti umani. Senza dubbio alla fine del tuo incarico tu considererai il tuo lavoro come un’esperienza positiva.

Un buon Segretario è persona che deve mantenere i contatti e che è a suo agio sia al telefono che con le comunicazioni scritte. Egli è persona di iniziativa ed è anche il più prezioso collaboratore del Presidente.

 

1. Responsabilità

-          Il Segretario è il collegamento fra i Soci e la struttura del Kiwanis.

-          Egli fornisce informazioni, notizie, dati di avvenImenti speciali ai Soci del Club

-          Egli è necessario per il buon funzionamento del Club come pure del Kiwanis International

-          Egli redige i verbali delle riunioni Club, del Comitato Direttivo e degli altri Comitati.

-          Egli sottopone ai relativi Officer, Comitati o Soci  tutta la corrispondenza ricevuta dal Kiwanis International o dal Distretto.

-          Egli adempie regolarmente i suoi compiti, e si assicura che:

-          gli inviti siano inviati in tempo;

-          il Bollettino del Club (Kiwanigramma) sia stampato e mandato appena possibile;

-          i moduli di Nuovo Membro/Cambiamenti di indirizzo siano inviati al Distretto-i rapporti mensili siano inviati al Luogotenente Governatore e al Segretario del Distretto;

-          i risultati delle elezioni degli Officer del Club siano trasmessi al Distretto;

-          Il Tesoriere paghi le quote al Kiwanis International, alla Federazione Europea, al Distretto e alla Divisione.

 

2. Riunioni del Club

Durante le riunioni del Club, il Segretario

-          presenta gli ospiti

-          legge la posta

-          legge le comunicazioni (compleanni dei Soci e avvenimenti vari)

-          registra le presenze

-          prende nota per la successiva edizione del Bollettino del club (Kiwanigramma)

   

3. Bollettino del Club

(Kiwanigramma)

Il Bollettino del Club può essere considerato il verbale della precedente riunione. Esso fornisce informazioni e come tale è il collegamento per coloro che non erano presenti alla riunione, per gli altri Club del Distretto che hanno particolare rapporti con il tuo Club, per le Autorità Kiwanis, ecc. Spediscilo a tutti i Soci del Club e al Luogotenente Governatore.

 

Nota:

I Soci del Club dovrebbero  riceverlo non più tardi di una settimana dopo la riunione.

Non distribuirlo nel corso della successiva riunione perchè ciò lo renderà privo di interesse.

 

 

4. Quote e Rapporti

 

a. Pagamento delle quote

Una volta all’anno al Kiwanis International,sulla base del numero dei Soci del Club al 30 settembre di ogni anno.

Al distretto una volta all’anno.

 

Nota:

Un Socio Senior deve pagare le quote di membro al Kiwanis International, alla Federazione Europea, al Distretto e al Club. Il Socio a Vita non paga quote al Kiwanis International.

 

b. Rapporti

Il modulo di Nuovo Membro (NMF) è usato per ogni nuovo Socio, e va inviato al Segretario del Distretto e al Luogotenente Governatore.

Il modulo di Cambiamento (MRF) va usato per ogni cambiamento di indirizzo, numero di telefono, ecc. ( per l’Annuario) e per ogni dimissione. La copia va inviata al Segretario del Distretto.

 

 

5. Alla fine del mandato

 

-          partecipa alla seconda riunione di Divisione con il Presidente;

-          addestra il successivo Segretario ed effettua le consegne;

-          ordina la barretta incisa da mettere sul collare con la medaglia;

-          classifica i documenti dell’anno in un raccoglitore.

 

  *****


MANUALE  DEL TESORIERE DI CLUB

LA RESPONSABILITA' DEL  TESORIERE  DI CLUB

 

1. Principali responsabilità

-          Il Tesoriere è il cassiere del Club. Senza fondi il Kiwanis non può operare. Il Club deve tenere una contabilità impeccabile

-          Egli tiene i registri dei conti evidenziando tutte le operazioni finanziarie pronto per un’ispezione in ogni momento.

-          Paga le fatture che sono state approvate dal Consiglio Direttivo e secondo quanto richiesto dal Segretario

-          Incassa le quote dei soci e le deposita

-          Confronta i rendiconti bancari con le risultanze di cassa

-          Deposita i pagamenti delle quote ed altre entrate nel relativo conto

-          Egli paga regolarmente le quote per il KI, KIEF, Distretto e Divisione

-          Redige una relazione per la riunione annuale del Club.

 

2. Finanze del Club

Entrate del Club

Ogni Socio Kiwanis è tenuto al pagamento di una quota come fissato dal Club.

 

Spese del Club

Dovute per:

-          Kiwanis International

una volta l’anno sulla base del numero dei Soci al 30 settembre di ogni anno;

-          Distretto

quote Distretto una volta l’anno ;

-          Divisione

un ammontare stabilito.

 

3.I conti del Club

Ogni Club deve avere due conti:

-          un conto amministrativo (per tutte le spese amministrative del Club. Le entrate derivano principalmente dalla quota annuale del Club, dai pasti delle riunioni e dalle tasse di ingresso dei nuovi Soci)

-          un conto di servizio (per il programma di Service del Club. Principalmente l’entrata per questo conto deriva dai fondi raccolti per i progetti in cui partecipa il pubblico).

 

Nota:

Un Club è considerato non in regola con i suoi obblighi finanziari se le sue quote per KI, KIEF o Distretto non vengono pagate entro 60 giorni dall’emissione della fattura. Un Club che è ‘considerato non in regola con i suoi obblighi finanziari’ non ha diritto ad essere rappresentato da Delegati a qualsiasi Convention di Distretto, Federazione o Internazionale.

Un Club è considerato in ‘stato di servizio sospeso’ se le sue quote per il KI, KIEF o Distretto non sono state pagate entro 150 giorni dall’emissione della fattura, il che significa che il Club non riceverà più alcun servizio dal Kiwanis International, dalla Federazione Europea o dal Distretto. 

IL DISTRETTO

RUOLO DEL DISTRETTO

1 - Il Distretto è l'aggregazione dei Kiwanis Club che operano nel territorio della Repubblica Italiana e della Repubblica di San Marino. Le attività e l'organizzazione del Distretto sono finalizzate soltanto a supportare i singoli Kiwanis Club e il Kiwanis International per conseguire gli scopi, gli obiettivi e le finalità del Kiwanis e non tendono a sminuire i service adottati dai Kiwanis Club o da singoli Kiwaniani a livello di Club. 

2 - Il Distretto è l'unità amministrativa di riferimento sia del Kiwanis International, sia del K.I. European Federation, sia delle unità territoriali interne (Divisioni e Club).

Il Consiglio Direttivo del Distretto agisce come Organo Collegiale  ed i suoi componenti, nell'esercizio delle funzioni distrettuali, perseguono i migliori interessi del Distretto senza vincolo di rappresentanza.

Il Distretto promuove la più larga partecipazione dei Club alle Convention Distrettuali, Europee e Internazionali. A tal fine il Governatore invia in tempo utile ai Club ogni informazione, anche a mezzo del sito Web, sugli aspetti delle Convention, sui principali avvenimenti assembleari, sui tempi e luoghi dello svolgimento dei lavori e sui modi della partecipazione.

3 - Il Distretto adotta le più ampie iniziative per lo sviluppo dei "Programmi Sponsorizzati"

COMITATI E/O DIPARTIMENTI  DEL DISTRETTO

Nomine

4 - Previa approvazione del Consiglio Direttivo del Distretto (District Board of Trustees), il Governatore, mentre è Governatore Eletto, nomina i Presidenti e i componenti dei Comitati del Distretto per il successivo anno amministrativo. Il Governatore del Distretto può anche nominare Comitati o istituire Dipartimenti in base a singole necessità, previa approvazione da parte del Consiglio Direttivo. Tali comitati dovranno assistere i Club del Distretto nell'applicazione degli scopi, obiettivi, linee di condotta, programmi e fini del Kiwanis.

Comitati permanenti.

5 - Ciascun Comitato Permanente, tranne il Comitato dei Past Governatori del Distretto, sono composti da tre a cinque componenti, secondo le necessità,  restano in carica per un periodo di un anno e sono rinominabili. Tutti i Comitati iniziano il loro mandato il primo giorno di Ottobre.

6 - Ciascun Comitato permanente dovrà sempre collaborare con il corrispondente Comitato del Kiwanis International nel promuovere, nei Club del Distretto, ogni programma suggerito da detto Comitato Internazionale.

La struttura di base dei Comitati comprende i Comitati Permanenti di seguito descritti.

7 - Comitato dei Past Governatori del Distretto. Il Comitato dei Past Governatori del Distretto è composto dai Past Governatori del Distretto che sono soci attivi, senior o  privilegiati dei Club  del Distretto e delibera a maggioranza dei presenti. Il Comitato stabilisce il metodo di elezione del suo Presidente e comunica il nome del Presidente così scelto al Governatore Eletto prima del 1° Ottobre. Stabilisce, inoltre,  modi e termini delle convocazioni  e del suo funzionamento. 

Il Comitato prende in esame tutte le questioni ad esso demandate dal Governatore e/o dal Consiglio Direttivo del Distretto e trasmette allo stesso le proprie conclusioni. Esso può prendere in esame d'iniziativa altri argomenti  e riferisce le proprie conclusioni sempre al Consiglio Direttivo. Un resoconto degli atti dovrà essere fornito ad ogni Componente del Comitato, al Governatore e al Segretario del Distretto.

Il Comitato si riunisce in occasione della Convention del Distretto e può tenere altre riunione su convocazione  del Presidente ovvero su motivata richiesta scritta di un terzo dei suoi componenti, senza oneri per il Distretto salvo autorizzazione del Governatore.

8 - Comitato per le Risoluzioni. Il Comitato è nominato dal Governatore Eletto. Il Comitato comprende fra i sui componenti almeno due Past-Officer del Distretto, uno dei quali è un Past Governatore.

Il Comitato prende in esame le risoluzioni sottoposte dal Board Internazionale, dal Consiglio Direttivo del Distretto o da un Club munito di charter, se pervenute per iscritto al Presidente almeno trenta giorni prima della data della Convention Annuale del Distretto. Il Comitato ha il potere di proporre sue risoluzioni e modificare, integrare e redigere tutte quelle ad esso sottoposte.

9 - Comitato per la Convention.  Il Comitato assiste il Consiglio Direttivo del Distretto nella organizzazione della Convention Distrettuale e nella formulazione ufficiale del programma e dell'ordine del giorno.

10 -  Comitato Statuto e Regolamenti. Il Comitato aggiorna lo Statuto del Distretto e formula al Consiglio Direttivo del Distretto ogni raccomandazione o suggerimento relativi a revisioni dello stesso. Collabora con il Consiglio Direttivo nella stesura degli emendamenti e fa un rapporto di tutti gli emendamenti allo Statuto del Distretto regolarmente proposti affinché possano essere presentati in qualsiasi Convention. Il Comitato dovrà inoltre collaborare con il Consiglio Direttivo nell'interpretazione dello spirito dello Statuto del Distretto e nel garantire la giusta osservanza degli obblighi derivanti dalla sua attuazione, compresa la soluzione di ogni controversia interpretativa comunque insorta.

11 - Comitato Training e Leadership Education. Il Comitato assiste il Governatore Eletto  nella organizzazione dei training di formazione kiwaniana di cui alle procedure numero 23 e 24.

12. Il Comitato per i Service alla Comunità. Il Comitato studia e suggerisce metodi e strumenti mediante i quali i Club, fermi restando i service autonomamente da essi programmati per la comunità, siano incoraggiati a realizzare quelli proposti dal Distretto e quelli di portata internazionale indicati dal Kiwanis.

13 - Comitato per la costituzione di Nuovi Club, mantenimento e sviluppo dei Soci. Il Comitato studia le opportunità di introdurre il Kiwanis in nuove comunità del Distretto. Offrendo la sua collaborazione, stimola i Club esistenti nell'impegno ad ampliare il campo del service Kiwaniano con la costituzione di nuovi Club.

Collabora inoltre con tutti i Club del Distretto assistendoli nel mantenere e aumentare il numero dei Soci fornendo loro orientamenti e supporti atti a coinvolgere i Soci stessi nel service e nell'attività dei Club.

Il Comitato è presieduto dall'Immediato Past Governatore.

14 - Comitato per i Programmi Sponsorizzati. Il Comitato per il Kiwanis Junior è nominato dal Governatore Eletto prima dell'inizio dell'anno sociale.

Tutti gli atti adottati dal Comitato sono soggetti alla supervisione e al controllo del Consiglio Direttivo del Distretto. Il presidente del Comitato assume la qualifica di Amministratore Distrettuale e tiene i rapporti tra il Consiglio Direttivo del Distretto e l'Organizzazione del Kiwanis Junior.

Ove si organizzino nel Distretto altri programmi sponsorizzati quali Aktion Club, Builders Club, K-Kids, Key Club e Circle Club, essi possono essere assistiti dal Comitato oppure possono essere nominati, ove ne esista la necessità, gli altri specifici Comitati previsti dalle Procedure Internazionali.

15- La struttura del Distretto può comprendere, ove necessario, gli altri Comitati permanenti previsti dalle Procedure Internazionali.

Comitati Aggiuntivi.

16 - Niente può precludere il diritto del Governatore in carica di nominare, con l'approvazione del Consiglio Direttivo del Distretto, Comitati Aggiuntivi in conformità con quanto  previsto dal Modello Standard dello Statuto del Distretto (Standard Form for District Bylaws), al fine di agevolarlo nell'attuare una efficace leadership,  diretta a conseguire gli scopi e gli obiettivi che egli stesso ha stabilito per l'anno amministrativo. Altri Comitati possono essere nominati dal Governatore Eletto prima del 1° Ottobre. Tutti i Comitati Aggiuntivi, nell'arco dell'anno amministrativo, restano in carica per il tempo stabilito rispettivamente dal Governatore e dal Governatore Eletto.

Comitato per la disciplina

Qualsiasi controversia che dovesse insorgere tra il Governatore del Distretto ed i Club e le Divisioni ed i Soci, tra Consiglio Direttivo del Distretto ed i Club o i Soci, tra Club, tra Soci e Club, può essere sottoposta al Comitato per la disciplina composto da un Past Governatore che lo presiede e da due membri che abbiano svolto la funzione di Presidente di Club e/o Luogotenente Governatore.

Il Presidente assegna ad uno dei membri le funzioni di Segretario del Comitato.

Tale Comitato per la disciplina, sarà nominato annualmente dal Consiglio Direttivo del Distretto nella prima seduta ed i suoi membri, potranno essere confermati.

I procedimenti, liberi da formalità di procedure ma nel rispetto del principio del contraddittorio,sono istaurati su istanza di chi vi abbia interesse.

Le delibere del Comitato per la Disciplina sono definitive e debbono essere trasmesse alle parti interessate e, comunque, al Consiglio Direttivo del Distretto, che può adottare i provvedimenti del caso.

Ogni atto o fatto contrario o non conforme alle regole ed ai principi su cui si fondono l’etica ed il buon comportamento kiwaniano, sarà censurato con i seguenti mezzi:

·        Censura scritta;

·        Sospensione dalla carica e/o dalla qualità di socio fino a due mesi;

·        Destituzione dalla carica e/o radiazione dal Kiwanis.

Ogni violazione sistematica delle norme statutarie e/o regolamentari da parte dei Club e/o delle Divisioni e/o dei soci sarà censurata con i seguenti mezzi:

·        Sostituzione d’ufficio dei soci inadempienti;

·        Nei casi più gravi, sospensione della Charter con le conseguenze previste, con deferimento al Kiwanis International per la revoca definitiva della Charter.

Le sanzioni di cui sopra saranno adottate dal Consiglio Direttivo del Distretto, a cui riferirà con relazione scritta il Comitato per la Disciplina.

Tuttavia nei casi urgenti e gravi, il Comitato per la Disciplina potrà adottare, su richiesta del Governatore ed in linea provvisoria – salvo conferma del Consiglio Direttivo del Distretto – tutti i provvedimenti di cui sopra ad eccezione della censura scritta e della radiazione dal Kiwanis.

Il singolo socio o il Club, colpite dalle suddette sanzioni disciplinari provvisorie, potrà ricorrere contro i provvedimenti stessi, entro 10 giorni dalla loro comunicazione, davanti al Consiglio Direttivo di Distretto che, alla prima riunione esaminerà i ricorsi e deciderà.

In ogni caso, il socio e il Club, in persona del Presidente o di chi ne fa le veci, dovrà essere convocato perché possa sviluppare le proprie difese oralmente o con memoria.

Le dimissioni del socio dal Kiwanis interrompono, comunque, la procedura e, dopo che le stesse siano state comunicate al Comitato per la Disciplina o al Governatore, non è consentito emettere la sanzione né, se già combinata, di comunicarla al socio dimissionario o al Club a cui apparteneva.

OFFICER DEL DISTRETTO

17 - Consiglio Direttivo del Distretto

 Il Consiglio Direttivo è l'organo amministrativo del Distretto. Le responsabilità e i compiti di detto Direttivo  sono descritti nello Statuto Internazionale e nello Statuto del Distretto (International Bylaws and District Bylaws).

18 - Compiti e Responsabilità

I compiti e le responsabilità degli Officer del Distretto sono descritti nello Statuto Internazionale e nello Statuto del Distretto (International Bylaws and District Bylaws).

19 - Presentazione delle candidature.

Le candidature alle cariche elettive distrettuali, tranne che per i Luogotenenti Governatori, sono presentate alla Segreteria del Distretto, con allegato il curriculum vitae dei candidati, mediante spedizione con lettera raccomandata con avviso di ricevimento o via fax o per posta elettronica.

Il Segretario del Distretto dà sollecita conferma ai candidati  del ricevimento della candidatura ed invia tempestivamente ai Club copia delle candidature stesse, con gli allegati, pervenute fino a trenta giorni prima dell'inizio dell'Assemblea Generale dei Delegati.

Le candidature possono essere proposte direttamente all'Assemblea Generale, e in forma scritta, al Segretario del Distretto

Tutti i Candidati debbono appartenere ad un Club del Distretto in stato di "good standing" al momento della presentazione della candidatura.

Il Consiglio Direttivo del Distretto provvede a verificare la legittimità e l'ammissibilità delle candidature.

20 - Selezione

Il Distretto si adopera affinchè siano candidati alle cariche di Officer Distrettuali Soci altamente qualificati  evitando qualsiasi sistema di rotazione delle candidature fra Club, gruppi di Club  o aree geografiche.

21- Vacanza nella carica di Governatore.

Nel caso di vacanza della carica di Governatore del Distretto, la riunione del Consiglio Direttivo di cui all'art. XI, Sezione 1 dello Statuto è convocata e presieduta dall'Immediato Past Governatore.

22 - Past Officer del Distretto

Il Distretto, grazie alle opportunità di esperienze disponibili fra i suoi Past Officer, fa ricorso alla loro competenza ogniqualvolta sia possibile, soprattutto nel rafforzamento dei Club più deboli, nella costituzione di nuovi club, e nell'assistenza alle Conferenze e alle Convention Distrettuali.

FORMAZIONE DELLA LEADERSHIP

23 - Convegno di Formazione del Distretto

Il Governatore Eletto ha la responsabilità di selezionare il gruppo di Trainers e di organizzare il Convegno di Formazione di Distretto per Luogotenenti Governatori Eletti. Se tale Convegno è organizzato durante la Convention del Distretto, il Governatore delega al Governatore Eletto la responsabilità della realizzazione del Convegno stesso e garantisce che vengano predisposti tempi e servizi adeguati.

24 - Formazione degli Officer dei Club

Il Governatore Eletto ha la responsabilità di garantire l'attuazione di tutta la formazione degli Officer dei Club. I relativi convegni saranno tenuti da ciascun Luogotenente Governatore Eletto o Designato, assistito da un Istruttore Certificato dal Kiwanis o, in mancanza, da Past Officers di particolare esperienza e competenza designati del Governatore Eletto.

RESPONSABILITA' DEL GOVERNATORE-ELETTO DEL DISTRETTO

25 - Impegno per l'adempimento dei Compiti relativi alla Carica

Unitamente alla candidatura a Governatore Eletto, i candidati dovranno sottoscrivere un impegno con il Kiwanis International in base al quale, in caso di elezione, si obbligano a compiere i doveri del loro ufficio come stabiliti dal Kiwanis International. Detto impegno si rende necessario affinché il candidato possa servire come Governatore del Distretto ed anche come  Officer del Kiwanis International.

26 - Doveri

Il Governatore Eletto, al fine di prepararsi ad essere un Officer del Kiwanis International, deve:

A.      Adempiere alle responsabilità di Governatore Eletto come specificato nello Statuto e nelle Procedure del Kiwanis International (Bylaws, Policies and Procedures of Kiwanis International) e nello Statuto del Distretto (District Bylaws), e sostenere il Governatore nel suo ruolo di Officer del Kiwanis International.

B.      Partecipare a tutte le riunioni per  Governatori Eletti richieste dal Kiwanis International.

C.      Partecipare alla Convention Internazionale e alla riunione per Governatori Eletti che si tiene in quella Convention.

D.     Organizzare la formazione dei Luogotenenti Governatori e dei Presidenti Eletti e assicurarsi che essi e i Presidenti dei Comitati del Distretto, nel corso dell'anno, adempiano alle loro responsabilità.

E.      Essere responsabile dell'attuazione dei programmi di Formazione degli Officer dei Club.

F.      Essere responsabile dei programmi di formazione e dei forum alla Convention del Distretto.

G.     Redigere un piano per la crescita numerica dei soci, soprattutto nelle specifiche aree oggetto di costituzione di nuovi Club, e sottoporlo per iscritto al Presidente Internationale Designato prima dell'inizio dell'anno amministrativo.

RESPONSABILITA' DEL GOVERNATORE DEL DISTRETTO

27 - Il Governatore, in quanto Officer del Kiwanis International e legale rappresentante del Distretto, deve:

A.   Adempiere alle responsabilità di Governatore come specificato nello Statuto e nelle Procedure.Partecipare pienamente alle attività del Consiglio Internazionale.

C.   Collaborare con  il Kiwanis International nei programmi pilota per i quali il Distretto possa essere selezionato.

D.   Redigere un piano di crescita per il Distretto e supervisionare l'applicazione del piano stesso.

E.   Promuovere attivamente la partecipazione dei Club agli obiettivi e programmi di service, compreso         "Serving the children of the world".

F.   Presentare in tempo utile tutti i rapporti richiesti.

G.   Assistere e partecipare attivamente alla Convention Internazionale.

H.   Promuovere il tempestivo pagamento degli obblighi finanziari del Distretto e dei Club verso il Kiwanis International, nonché degli obblighi verso il Distretto e la Federazione Europea, e sollecitare il pagamento di eventuali arretrati.

I.    Promuovere l'archiviazione completa (100 percento) dei rapporti annuali dei Club.

L.   Promuovere attivamente i programmi sponsorizzati del Kiwanis International, qualora esistenti nel Distretto, e assicurare una accurata supervisione di questi programmi a livello locale, divisionale e distrettuale.

M. Partecipare al convegno regionale per i Governatori di Distretto, ove previsto.

N.   Promuovere la Fondazione del Kiwanis International.

O. Rispondere prontamente alle richieste e alle comunicazioni del Kiwanis International.

P.   Qualora sia previsto, programmare e organizzare la visita ufficiale del Presidente Internazionale al Distretto.

Q. Pianificare e sviluppare il programma per la Convention del Distretto e del Convegno di metà anno, e  delegare al Governatore Eletto la responsabilità dell'attuazione dei programmi di formazione della Leadership e dei forum alla Convention del Distretto, assicurando che siano forniti tempi e strutture adeguati per i suddetti programmi di formazione.

R.   Assicurarsi che il Consigliere del Board Internazionale (the International Board Counselor) possa seguire da vicino le attività e i progressi del Distretto.

S.   Alla Convention del Distretto, assicurarsi che il Consigliere del Board Internazionale (the International Board Counselor) abbia il tempo sufficiente per presentare il messaggio del Kiwanis International, per parlare di qualsiasi problema o questione, nonché di fornire suggerimenti ai Soci partecipanti. Il Consigliere del Board Internazionale (the International Board Counselor) deve ricevere le cortesie adeguate ad un rappresentante del Presidente Internazionale.

T.   Promuovere la partecipazione alla Convention Internazionale.

U.   Assicurarsi che i libri contabili del Distretto siano controllati in conformità con quanto previsto dallo Statuto Standard del Distretto (Standard Form for District Bylaws).

LUOGOTENENTI GOVERNATORI

28 - Responsabilità dei Luogotenenti Governatori

Il Luogotenente Governatore, in quanto Officer del Distretto, deve:

A.   Adempiere alle responsabilità di Luogotenente Governatore come specificato nello Statuto, nelle Procedure (Bylaws, Policies and Procedures) del Kiwanis International e nello Statuto del Distretto.

B.   Partecipare pienamente alle attività del Consiglio Direttivo del Distretto.

C.   Elaborare un piano per la crescita numerica dei soci della Divisione e supervisionare la sua attuazione.

D.   Consultare ed assistere i Club della Divisione per assicurarsi:

1.   del loro buon funzionamento, compresa la conformità agli scopi, obiettivi, linee guida e procedure del Kiwanis International;

2.   della puntuale presentazione di tutti i rapporti richiesti e del pagamento dei loro obblighi finanziari;

3.   della loro partecipazione ai programmi di service del Kiwanis International, compreso il progetto: "Serving the children of the world".

E.   Fare le visite di contatto previste nonché le visite ufficiali alle riunioni dei Club e del loro Direttivo.

F.   Presentare puntualmente tutti i rapporti previsti e rispondere alle comunicazioni.

G.   Programmare e organizzare la visita ufficiale del Governatore alla Divisione.

H.   Partecipare al convegno di formazione per Luogotenenti Governatori, alla Convention e alle Conferenze del Distretto, nonché alla Convention Internazionale.

I.    Organizzare la formazione degli Officer dei Club.

      La formazione per gli Officer dei Club dovrà essere organizzata con l'assistenza di un istruttore certificato alla conduzione del programma di formazione.

L.   Promuovere attivamente i programmi sponsorizzati del Kiwanis International, ove esistenti nel Distretto, e assicurare una adeguata supervisione di quei programmi al livello sia locale che divisionale.

M. Almeno ogni tre mesi, tenere le riunioni del Comitato di Divisione con i Presidenti dei Club, col Luogotenente Governatore Eletto, con i Segretari dei Club, con i Past Luogotenenti Governatori e con i suoi collaboratori.

O. Tenere riunioni periodiche con i Past Luogotenenti Governatori che sono soci di Club della Divisione.

P.   Assistere il Luogotenente Governatore Designato prima della sua assunzione della carica:

1.      Facendolo partecipare alle visite di contatto con i Club.

2.      Fornendo copie di tutti i rapporti in archivio del Distretto o del Kiwanis International.

3.      Fornendo informazioni sui punti di forza e di debolezza dei Club della Divisione.

4.      Effettuare un collegamento continuo, come Luogotenente Governatore, con tutti i nuovi Club che si formano nella Divisione nel corso dell'anno corrente al fine di assicurarne il mantenimento del numero minimo di soci attivi necessari per ottenere la carta costitutiva del Club, e per garantire il continuo adempimento e la conformità con i compiti e le responsabilità di un Club del Kiwanis.

5.      Adoperarsi a che siano proposti alla carica di Luogotenente Governatore Eletto candidati altamente qualificati evitando qualsiasi metodo di stretta rotazione fra i Club della Divisione. 

29- Visite alle Riunioni dei Club

Il Luogotenente Governatore ha il compito di visitare ciascun Club della Divisione almeno due volte: una volta per una visita di contatto come Luogotenente Governatore Designato e, successivamente, nella veste di Luogotenente Governatore, in occasione di una riunione di Club per la visita ufficiale. Durante la visita ufficiale, il Luogotenente Governatore dovrà portare il messaggio del Kiwanis, sottolineare gli scopi, gli obiettivi, i programmi di service, e il progetto: "I Bambini: Priorità numero Uno". Le visite di contatto dovranno essere completate entro il 1° ottobre e le visite ufficiali ai Club entro il 15 Marzo.

30 - Visite alle Riunioni del Consiglio Direttivo dei Club

Il  Luogotenente Governatore dovrà partecipare ad una riunione, regolarmente convocata, del Consiglio Direttivo di ciascun Club della Divisione nel corso dell'anno amministrativo. Le visite ai Consigli Direttivi dovranno essere completate entro la data del 15 Marzo.

31 - Rapporti del Luogotenente Governatore

Il Luogotenente Governatore dovrà preparare e inviare in tempo utile tutti i rapporti richiesti dal Distretto o dal Kiwanis International. Per i Club con un numero di soci attivi inferiore al numero necessario per ricevere la carta costitutiva di nuovo Club, il Luogotenente Governatore dovrà accertarsi dei motivi del basso numero di soci e delle iniziative che il Club compie per ricostituire il numero dei soci previsto. I rapporti del Luogotenente Governatore dovranno comprendere i motivi del numero di soci inadeguato e dovrà  indicare quale assistenza personale è offerta al Club per aiutarlo a risolvere il problema relativo alle iscrizioni di nuovi soci.

32 - Assistenza ai Club Deboli della Divisione

Il Luogotenente Governatore predispone un programma di assistenza ai Club più deboli della Divisione  relativamente alle questioni amministrative, al numero dei soci e all'attuazione del service.

33 - Comitato Consultivo dei Past Luogotenenti Governatori

Sotto la sua presidenza il Luogotenente Governatore riunisce ove necessario un Comitato Consultivo formato dai Past Luogotenenti Governatori, soci di Club della Divisione, per la trattazione di problematiche relative al Kiwanis nonché di tutti gli aspetti gestionali della Divisione.

RIMBORSO SPESE SOSTENUTE DAGLI OFFICER DEL DISTRETTO.

34 - IL Distretto sostiene, anche parzialmente, le spese strettamente necessarie sostenute dagli Officer del Distretto e, ove necessarie, anche quelle, preventivamente autorizzate, dei componenti dei Comitati, per lo svolgimento dei loro compiti, salvo che per il Comitato dei Past Governatori le riunioni obbligatoriamente previste dalle norme del Kiwanis.

Il Consiglio Direttivo del Distretto stabilisce i criteri e l'ammontare di tali rimborsi.

CONVENTION DEL DISTRETTO E CONFERENZE

CONVENTION DEL DISTRETTO

35 - Scopo

La Convention del Distretto è tenuta annualmente ed ha un duplice fine:

-          assicurare l'elezione degli Officer del Distretto per garantire la continuità amministrativa e di servizio;     

-          fornire ai Soci motivazioni, ispirazioni e metodi amministrativi, nonché dare l'opportunità, sia ai Soci che ai Dirigenti dei Club, di acquisire una conoscenza del Kiwanis e dei suoi obiettivi. Particolare attenzione sarà data ai Presidenti Designati e ai Segretari Designati dei Club, allo scopo di offrire loro una migliore preparazione perché possano adempiere ai compiti e alle responsabilità delle cariche che dovranno assumere.

36 - Data

La Convention del Distretto non dovrà essere tenuta nel periodo compreso fra la seconda settimana di Aprile e la seconda settimana di Maggio, in modo che non entri in conflitto con le riunioni del Consiglio Internazionale o del Board Internazionale (International Council o International Board) che si tengono tradizionalmente durante quel periodo, ed evitare, altresì, concomitanze nel programma  del Counselor del Distretto.

La Convention del Distretto non dovrà durare meno di due giorni né più di tre giorni.

Non più tardi del 31 Ottobre di ogni anno, il Segretario del Distretto dovrà informare il Direttore Esecutivo Internazionale della data e del luogo della successiva Convention del Distretto. Entro il 15 Dicembre, dovrà essere fornito al Presidente Internazionale Eletto un sommario relativo ai giorni di svolgimento della Convention.

37 - Luogo

Le Convention del Distretto dovranno essere tenute entro i confini del Distretto stesso, a meno che non sia stata richiesta e ottenuta l'approvazione del Board Internazionale.

38 - Convention congiunte

Salvo previa approvazione da parte del Board Internazionale, il Distretto non può tenere una Convention congiuntamente ad un altro Distretto.

39 - Programma della Convention

Il Governatore ha la responsabilità di pianificare e sviluppare il programma della Convention. Il Governatore Eletto ha la responsabilità di tutta la formazione dei nuovi Officers dei Club e dei Luogotenenti Governatori nonché dei forum e delle sessioni di formazione in tale sede organizzati.

Il programma può includere l'intervento di oratori illustri al fine di incoraggiare la partecipazione di un pubblico aggiuntivo.

E' necessario riservare tempo sufficiente per i forum e per le sessioni di formazione dedicate alle responsabilità quotidiane degli Officers dei Club, della Divisione e del Distretto.

Tempo sufficiente deve inoltre essere riservato per il Counselor del Board Internazionale  affinché possa presentare il messaggio del Kiwanis International nonché discutere dei problemi o degli interessi dei partecipanti.

40 - Rappresentanza dei Club

Il Distretto incoraggia decisamente la rappresentanza di tutti i Club, in particolare dei nuovi Officer dei Club e di tutti i Soci dei nuovi Club. La Convention è tenuta in una città che possa trovare il gradimento dei Soci dei Club. I costi dovranno essere ragionevoli e accessibili ad evitare che i partecipanti siano scoraggiati a intervenire a causa di motivi economici.

41 - Esposizioni

Qualora lo  spazio lo consenta, è bene incoraggiare l'esposizione dei progetti dei Club, particolarmente di quelli di maggior significato che possono essere adottati anche da altri Club.

42 - Presentazione dei programmi.

Prima dell'inizio della votazione che dovrà eleggerli i candidati a Governatore Eletto e a Tesoriere hanno diritto di prendere la parola per dieci minuti per illustrare il significato e le prospettive della loro candidatura.

Negli stessi termini il  Governatore Eletto, unico candidato alla carica di Governatore, espone all'Assemblea le linee programmatiche che intende attuare durante il suo anno di leadership.

Il programma, nel rispetto del principio della continuità dei valori, deve ispirasi alle positive esperienze acquisite dai precedenti Officer e deve contenere valutazioni, riferimenti e attitudini che possano avere valenza pluriennale.

43 - Commissione verifica poteri e Commissione per le votazioni.

La Commissione verifica poteri e la Commissione per le votazioni, nominate ai sensi dell'art.VIII. Sezione 5 dello Statuto sono composte ciascuna da cinque delegati o delegati di diritto e sono presiedute da un Past Governatore  o da un Past Luogotenente Governatore, di nomina del Governatore.

I Presidenti nominano un Vice Presidente scelto tra i componenti della Commissione.

44 - Norme di comportamento.

Gli Officer del Distretto, delle Divisioni, dei Club e i Soci tutti, devono ispirarsi, nei loro comportamenti e nella loro attività, alle finalità istituzionali perseguite dal Kiwanis e all'etica kiwaniana, e tener conto dei livelli di gerarchia esistenti, in linea successiva, tra  Club, Divisioni, Distretto, K.I.E.F. e K.I.

Gli Officer, ciascuno per la propria competenza, hanno il dovere di vigilare sull'osservanza dei suddetti comportamenti.

Ogni candidato a cariche elettive, prima e durante i lavori dell'Assemblea che lo vota, deve improntare i suoi comportamenti alla massima lealtà ed al pieno rispetto dei diritti degli altri candidati astenendosi da atteggiamenti o proposte che comunque possano ledere la dignità altrui.

Ogni comportamento difforme è considerato contrario all'etica kiwaniana ed è sottoposto, sia per gli Officer che per i Soci, al procedimento previsto dall'art. XII dello Statuto. Il Consiglio Direttivo del Distretto adotta i provvedimenti del caso.

CONFERENZA DEL DISTRETTO

45 - Ogni anno dovrà tenersi una Conferenza di Distretto o di area per favorire la diffusione dei programmi del Kiwanis fra i soci, per consolidarne l'ispirazione e per realizzare forum che offrano l'opportunità di dibattito fra i Soci dei Club e gli Officer in relazione ai service e ai problemi di amministrazione degli stessi Club.

FINANZA

46 - Controlli interni.

Fermo restando quanto previsto dall'art XV dello Statuto del Distretto e indipendentemente dagli interventi dei Revisori Contabili, il Governatore o Consiglio Direttivo del Distretto istituisce appropriati e frequenti controlli interni sulla gestione dei fondi dei bilanci sia per quanto riguarda le entrate sia per le uscite. In particolare tutti i pagamenti sono eseguiti con assegno bancario o con bonifico a firma congiunta del Governatore e del Tesoriere. Il Governatore è responsabile dell'effettuazione dei controlli, ne esamina e valuta i risultati  e riferisce al Consiglio Direttivo.

47 - Adempimenti del Tesoriere.

 Il Tesoriere redige i bilanci preventivi e consuntivi e li presenta per l'approvazione al Consiglio Direttivo del Distretto e all'Assemblea Generale dei Delegati. Tali bilanci saranno inviati ai Presidenti dei Club almeno quindici giorni prima della data dell'Assemblea. Rende prontamente attuabili i controlli interni sulla gestione dei fondi. Controlla i versamenti delle quote internazionali dovute dai Club fornendo loro le necessarie direttive.

48 - Regolamento di Tesoreria.

Il Distretto può adottare un autonomo regolamento di tesoreria.

COMUNICAZIONE E INFORMAZIONE.

49 - Rivista.

 Al fine di promuovere i fini e gli obiettivi del Kiwanis, il Distretto cura la pubblicazione di una rivista periodica, Organo Ufficiale del Distretto Italia - San Marino, denominata "Kiwanis Magazine".

Essa riporta le attività più significative del Distretto, delle Divisioni e dei Club come espressione di cultura e vita kiwaniane.

Soddisfa, inoltre, alle esigenze di cultura generale in relazione alle più attuali problematiche di servizio in genere, e kiwaniane in particolare, sia in Italia che nel mondo. Costituisce anche un efficace strumento di comunicazione.

50 - La rivista è diretta da un Direttore Responsabile, iscritto nell'apposito albo, che, con autonomia tecnico-professionale, attua le direttive ricevute dal Consiglio Direttivo del Distretto, anche in ordine alla periodicità, sulla cui osservanza vigila il Governatore.

Il Direttore responsabile è nominato dal Consiglio Direttivo su proposta del Governatore

Il Direttore Responsabile comunica al Governatore, almeno quindici giorni prima della sua pubblicazione, la chiusura del numero della rivista.

51 - Il Direttore della Rivista , d'intesa con il Governatore, istituisce un Comitato di Redazione.

La collaborazione alla rivista è aperta a tutti i Kiwaniani ed è improntata alla massima obiettività e trasparenza dell'informazione. E' inviata a tutti i Soci dei Club del Distretto e alle Autorità Kiwaniane internazionali.

52 - Il Bollettino.

Il Distretto può pubblicare altresì un Bollettino mensile d'Informazioni che costituisca un notiziario sui più significativi avvenimenti del Kiwanis in campo nazionale e internazionale, dei Club e delle Divisioni.

Si applicano le stesse norme che regolano la rivista.

53 - L'Annuario (Directory).

Il Distretto pubblica, entro il 31 ottobre di ogni anno, l'annuario contenente notizie sugli Officer Internazionali e sul Distretto, gli elenchi degli Officer distrettuali, dei Club e dei Soci con relativi riferimenti, dati e informazioni.

Una copia dell'annuario deve essere inviata ad ogni Socio e non può essere ceduta o trasmessa a terzi se non nell'ambito dell'attività di servizio e delle relazioni sociali.

E' vietato, in ogni caso, l'uso a fini commerciali o pubblicitari.

Il Governatore può nominare un Chairman per l'annuario.

54 - I Club hanno l'obbligo di far pervenire alla Segreteria del Distretto, entro il 30 giugno di ogni anno, l'elenco aggiornato dei Soci, degli Officer Eletti o Designati per l'anno successivo e ogni altra variazione che interessi l'annuario.

Le notizie pervenute oltre il termine previsto non saranno pubblicate.

Il Distretto pubblica, o separatamente o in seno all'annuario, il testo aggiornato dello Statuto del Distretto e delle relative Procedure attuative.

55 - Il Distretto gestisce un Sito Web denominato "www.Kiwanis.it" intestato al Governatore, quale rappresentante legale, al fine di attuare una comunicazione in tempo reale sugli avvenimenti del Distretto e sulle più importanti notizie in campo internazionale.

56 -   Il Consiglio Direttivo, su proposta del Governatore, nomina un Web Master responsabile scelto tra i Soci più  qualificati nel campo dell'informatica. Questi attua le direttive del Governatore in merito alla struttura e ai contenuti nel rispetto della normativa tecnica e delle disposizioni di legge circa la tutela della riservatezza nel trattamento dei dati personali.

Il Governatore esercita una costante vigilanza sulla corretta gestione del Sito.

LE DIVISIONI

Ambiti territoriali

57 - Il territorio del Distretto è ripartito in Divisioni che non costituiscono organizzazioni autonome, ma hanno lo scopo di aggregare gruppi di Club per un loro migliore coordinamento e una più efficace funzionalità nel perseguire gli obiettivi e le finalità del Distretto.

La Divisione è composta di almeno cinque Club.

58 - Al fine di favorire armonici scambi culturali e di servizio tra i Club il Consiglio Direttivo del Distretto delimita gli ambiti territoriali delle Divisioni, tenendo conto delle affinità geografiche e ambientali, delle distanze e delle esigenze di sviluppo. I Club di nuova costituzione fanno parte della Divisione nel cui ambito territoriale insistono

Nei casi incerti o qualora non esista una Divisione di riferimento il Governatore assegna temporaneamente il nuovo Club ad una Divisione viciniore o compatibile.

59 - Le modifiche e il riassetto degli ambiti territoriali delle Divisioni sono deliberati dal Consiglio Direttivo del Distretto, d'iniziativa o su motivata proposta di uno o più Club, nel rispetto dei principi di cui ai precedenti numeri 57 e 58, tenendo conto dei pareri, non vincolanti, preventivamente richiesti ai Club interessati.

Artt. 60 e 61 abrogati dal C.d.A. nella riunione di San Marino.

62 - Almeno trenta giorni prima della convocazione della riunione del Comitato di Divisione che deve eleggere gli Officer della Divisione stessa, il Luogotenente Governatore informa i Club che possono essere presentate le relative candidature.

Il Segretario della Divisone invia ai Club copia delle candidature, con allegato il curriculum vitae, pervenute fino a dieci giorni prima della riunione

Organizzazione

63 - Il Luogotenente Governatore Eletto e l'Immediato Luogotenente Governatore collaborano  ed assistono il Luogotenente Governatore nell'esercizio delle sue funzioni nel rispetto del principio della continuità dei valori.

Su proposta del Luogotenente Governatore il Comitato di Divisione nomina un Segretario che assiste il Luogotenente Governatore nelle attività amministrative e organizzative.

Il Luogotenente Governatore può operare con la collaborazione di altri Soci per specifiche finalità nell'ambito della Divisione.

64 - Per qualsiasi riunione del Comitato di Divisione la composizione è quella prevista dall'art. X, Sez. 3, lett. b) dello Statuto. Tuttavia il Luogotenente Governatore può disporre la convocazione anche dei Soci dei Club come uditori.

65 - La Divisione può deliberare l'adozione di programmi, iniziative e progetti anche sostenuti dai contributi dei Club. Tuttavia le delibere non sono vincolanti per i Club che non sono ad esse favorevoli.

66 - Nel caso di vacanza della carica di Luogotenente Governatore la riunione del Comitato di Divisione che provvederà alla  sostituzione, di cui all'art. XI, Sez. 4 dello Statuto del Distretto, è convocata dal Governatore ed è presieduta dall'Immediato Past Luogotenente Governatore o, in mancanza, dal  più recente Past Luogotenente Governatore.

I CLUB

Il ruolo

67 - Il Club è l'unità funzionale di base nella struttura del Distretto.

Il Club, nell'autonoma adozione del proprio programma sociale, realizza le finalità del Kiwanis quali risultano dagli statuti e dalle procedure attuative del Distretto, della Federazione Europea e del Kiwanis International.

Il Club adotta lo statuto tipo approvato dal Kiwanis International dandone comunicazione al Distretto ed attua le direttive del Consiglio Direttivo del Distretto, del Governatore e del Luogotenente Governatore.

Nuovi Club

68 - Un nuovo Club può essere costituito nelle comunità che offrono una varietà di professioni, una realtà economica e una vocazione sociale che assicuri alti standard di soci e che abbia potenzialità di risorse per acquisire ulteriori soci al fine di assicurare nel futuro la stabilità del Club.

Se il nuovo Club è costituito in un'area dove già esistono uno o più Club, tali Club saranno informati dell'iniziativa e sarà richiesta la loro collaborazione.

69 - La costituzione di nuovi Club deve avvenire, a pena dei nullità dei relativi atti, con la seguente procedura:

a)      Il Socio che sia interessato alla costituzione di un nuovo Kiwanis Club informa preventivamente il Luogotenente Governatore della Divisione di competenza del luogo dove dovrà essere costituito il nuovo Club e della persona che può essere incaricata della sua formazione.

b)      Il Luogotenente Governatore, con la collaborazione del KIAR divisionale, ove già nominato, e d'intesa con il Governatore, accerta le reali possibilità della stabile costituzione del Club nella comunità prevista, assume notizie sulle persone proposte a farne parte e richiede informazioni direttamente ai Club che fanno parte della Divisione. Qualora sussistono incompatibilità o condizioni ostative, il Luogotenente Governatore provvede alla loro rimozione e, in caso negativo, riferisce senza indugio al Governatore che può adottare le iniziative del caso.

c)       Accertata la presenza delle condizioni richieste, il Luogotenente Governatore designa uno o due Club sponsor ed informa il Segretario del Distretto il quale invia alla persona interessata il materiale illustrativo delle finalità del Kiwanis, copia dell'annuario e lo stampato della domanda ufficiale di costituzione del Club.

d)      La domanda di costituzione, debitamente sottoscritta dalle persone ivi previste, dal Luogotenente Governatore, e dal Segretario del Distretto, viene trasmessa al Governatore il quale, previo ulteriore accertamento di tutte le condizioni richieste, la sottoscrive per approvazione.

Il Governatore, con motivazione scritta trasmessa al Luogotenente Governatore e al Presidente del Club o dei Club sponsor, può non approvare la domanda di costituzione del nuovo Club ma la domanda stessa va ugualmente trasmessa ai competenti uffici del Kiwanis International.

70 - Per le aree non facenti parte di alcuna Divisione, quando non è possibile interessare un Club sponsor o un Luogotenente Governatore, il Governatore può incaricare un Officer del Distretto o un Past Governatore che provvede ad attivare la procedura di formazione del nuovo Club dando le opportune direttive.

I Soci

71 - Un Socio può far parte di più Club purchè sussistano le condizioni per la iscrizione e la piena possibilità di adempiere, in ciascuno dei Club, a tutti i suoi doveri secondo quanto previsto dallo statuto dei Club. I Club interessati favoriscono l'assolvimento degli obblighi e l'esercizio dei diritti da parte del Socio.

Venendo a mancare i suddetti presupposti, il Luogotenente Governatore, se i Club interessati fanno parte della stessa Divisione, o il Governatore in caso contrario, invitano il Socio a mantenere l'iscrizione nel Club ove esistono le condizione per una regolare frequenza. In mancanza, trascorsi trenta giorni dall'invito, il Socio si considera dimissionario dal Club per il quale si è verificata l'inadempienza.

72 - Il Socio che si sia dimesso da un Club Kiwanis può essere riammesso con la procedura prevista per i  nuovi Soci e non può essere ammesso in nessun altro Club senza che questo abbia preventivamente sentito il Comitato di Direzione del Club originario

73 - Il Socio che sia stato espulso da un Club Kiwanis non può essere riammesso né essere ammesso a Socio di nessun altro Club se permangono i motivi che hanno dato luogo all'espulsione e se non sia intervenuta apposita motivata delibera di riabilitazione adottata dal Comitato di Direzione del Club originario, su richiesta dell'interessato.

La delibera di riabilitazione è sottoposta a ratifica da parte del Consiglio Direttivo del Distretto.

Va sempre rispettata la procedura di ammissione di nuovo socio.

74 - Se l'espulsione riguarda un Past Officer del Distretto il  Governatore può, con motivata comunicazione, invitare il Club a rivedere la relativa delibera. In caso di ulteriore conferma dell'espulsione il Governatore può autorizzare l'iscrizione in un altro Club. 

ENTRATA IN VIGORE

75 - Le presenti Procedure Applicative entreranno in vigore il 1° ottobre successivo alla loro approvazione

Approvato dal Consiglio Direttivo

del Distretto.

Arona 15 settembre 2006.

                                                                                              

              IL GOVERNATORE                            IL PRESIDENTE DEL COMITATO

             Benito Verrina                                  STATUTO E REGOLAMENTI

                                                                             Nicolò Russo

 

 

 

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